La visioconférence/videoconférence : Introduction

Tout d'abord, traitons la question qu'à peu près tout le monde se pose lors de recherches sur la visioconférence : Quelle est la différence entre la visioconférence et la vidéoconférence ?

On va dire que dans les faits, c'est la même chose.

Maintenant certains puristes déclarent qu'on doit parler de vidéoconférence lorsque le flux d'image et de son est transmis via la voie satellitaire et de visioconference dans les autres cas

C'est vrai qu'au début de l'aventure, dans les années 70, cela se passait ainsi.

Puis, la technologie aidant, on est passé par les câbles du téléphone, principalement par les lignes RNIS, puis par les tuyaux d'internet.

Et on s'est mis à appeler cette technique la visioconférence.

L'origine du mot viendrait de France Télécom qui avait crée un produit appelé visioconférence et le terme est resté.

On notera en tout cas que c'est un terme très franco-français et que le reste du monde parle de vidéoconférence ou vidéo-conférence (également videoconferencing chez nos amis anglo-saxons).

Quoiqu'il en soit, comme on l'a dit plus haut, les deux termes désignent aujourd'hui la même chose.

Qu'est ce que la visioconférence/vidéoconférence ?

C'est un moyen de mettre en relation visuelle et sonore deux ou plusieurs interlocuteurs éloignés, sans qu'ils aient à se déplacer.

Concrètement  :

Mr Martin est à Paris et il doit finaliser un accord commercial avec Mr Shin Zu, qui lui est à Pékin.

Les deux intervenants sont devant un écran plasma.

Ils font également face à une caméra qui va transmettre l'image et le son à leur interlocuteur.

Lors de la connexion les deux lignes sont mis en relation et ils peuvent évoquer leur collaboration comme s'ils étaient (presque) en rendez-vous physique.

Comment faire pour organiser des visioconférences ?

Plusieurs modes de fonctionnement existent. Et chacun répond à des besoins bien précis et à des moyens financiers car bien que la visioconférence se démocratise et devient plus abordable, elle peut représenter des coûts élevés.

C'est bien pour cela que la première chose à faire si vous décidez d'utiliser la vidéoconférence est de réaliser une étude de rentabilité.

A savoir : analyser les couts qu'ont engendrés les déplacement des collaborateurs qui vont utiliser la vidéoconférence, ce qui vous permettra de choisir la solution la plus rentable pour vous. Nous en reparlerons un peu plus tard

Nous allons citer les 3 moyens principaux de faire de la video-conférence:

La visioconférence chez un prestataire ( essentiellement les centres d'affaires)

Le prestataire possède une salle de vidéoconférence. Il s'occupera pour vous de l'aspect technique de l'opération telles que la mise en route de l'installation de visioconférence et de la connexion avec la ligne de votre interlocuteur.

Cette utilisation est parfaite si vous avez des besoins ponctuels de vidéoconférence (pas d'investissement en matériel).

C'est également une bonne solution si vous voulez donner une bonne image de marque en général et plus encore, une image de marque pro et business.

En effet, si votre utilisation de la visioconférence est dans un but commercial - contacts avec des prospects, des clients ou des fournisseurs - vous pouvez tomber sur des interlocuteurs qui recherchent des partenaires bien installés avec une bonne assise financière. Le fait de pratiquer la vidéoconférence dans un endroit dédié à cela, en louant une salle et le personnel qui va avec peut les mettre en confiance.

Avoir sa propre salle de videoconférence

• Vous dédiez un bureau, ou une salle, à l'utilisation d'un système de visioconférence que vous faites installer.
• Une telle installation nécessite d'avoir un espace disponible et aussi de pouvoir se l'offrir (s'équiper en visioconférence demande un engagement financier minimum de 10 000 € H.T). Tout en sachant que la plupart des installateurs vous proposent des financements sur 36 mois, ce qui permet de diluer le coût mensuellement et d'arriver à des factures de 350-400 € mini par mois.
• Il faudra également compter l'abonnement à la ligne RNIS, environ une centaine d'euros par mois ainsi que les communications téléphoniques en sus.
• Le réseau RNIS ("Réseau numérique à Intégration de Services") est la technologie de lignes téléphoniques qui peuvent supporter la transmissions de données audio et vidéos pour la visioconférence. (en abrégé RNIS en français, ISDN en anglais).
• On passe de plus en plus à la visioconférence par ip ( autrement dit par le réseau internet, pour simplifier) qui représente l'énorme avantage de ne pas avoir de frais supplémentaires de communications téléphoniques, il n'y a que l'abonnement à payer.
• Elle demande également d'avoir du personnel apte à l'utiliser techniquement.

Bien sur cela représente une somme mais vous aurez vite vu dans votre étude de rentabilité si c'est une formule qui vous fera gagner de l'argent. Si les frais de déplacement de votre collaborateur s'élèvent à 6000 euros par an, vous aurez vite fait le calcul.

N'oubliez pas que les frais de déplacements montent très vite. Il ne s'agit pas que du coût du billet de Tgv ou d'avion mais tous les à cotés :

Exemple :

Un collaborateur parisien doit faire une réunion commerciale de deux heures dans votre unité de Brest. Il partira la veille, dormira sur place, fera sa session le matin, reprendra son avion ou son TGV à la mi-journée et reviendra à Paris en fin d'après-midi.

Les frais seront donc :

• Frais de transport
• Frais de restauration
• Frais d'hébergement
• Rémunération du collaborateur : si le collaborateur effectuait sa réunion commerciale par vidéoconférence, il serait immédiatement disponible et opérationnel pour le reste de la journée.

En se déplaçant physiquement à Brest pour une session de deux heures, le reste de la journée est"foutue" dans les transports pour une session de deux heures. Et c'est bien pour cela que cette journée doit être comptabilisée comme un frais.

La vidéoconférence par web conférence

Encore un  nouveau type de conférence ?

Hé oui ! Et très en vogue qui plus est. Nous pensons même que c'est la voie d'avenir pour les vidéo-conférences.

A nouveau, une web conférence, c'est la même chose qu'une visioconférence.

Ce qui change c'est le moyen utilisé. On va se servir cette fois-ci du réseau internet, d'un ordinateur et d'une webcam.

Deux façons de procéder :

Web conférence par installation sur poste

Il s'agit d'installer un logiciel de messagerie instantanée qui supporte les webcams, sur le poste d'un collaborateur.

Il y en a une foultitude mais vous connaissez le plus célèbre d'entre eux, vos enfants passent leurs journées dessus, nous avons nommé MSN.

Ce genre de connexion est plutôt réservé pour une utilisation entre collaborateurs, lorsqu'il n'y a pas d'enjeu commercial.

En effet, bien qu'il y ait eu des progrès ces dernières années, la qualité d'image n'est pas toujours au rendez-vous et on rencontre encore souvent des problèmes au niveau du son, de mauvaise qualité et souvent désynchronisé.

L'image se résume quand à elle souvent à une simple fenêtre de quelques centimètres de coté. Mais les choses avancent, depuis 2008 Msn a par exemple mis en place le mode affichage plein écran (mais avec une qualité d'image médiocre).

A réserver donc plutôt en interne lorsque la qualité d'image et de son ne sont pas primordiales et que seul l'échange d'informations est important.

Ce genre de support est intéressant pour les techniciens d'une même entreprise qui ont besoin de communiquer à distance.

Le gros avantage de la formule est sa gratuité.

La web conférence par un site internet tiers

C'est un concept novateur qui se développe rapidement sur internet.

Son avantage est la simplicité et les services offerts.

Le plus simple est de l'expliquer par un exemple :

Mr Martin a finalisé son accord avec Mr Shin Zu. Comme Mr Martin est féru de technologie, il a décidé d'essayer pour sa prochaine réunion virtuelle avec Mr Shinzu d'essayer la web conférence.

Lui et Mr Shinzu se connectent donc à l"heure convenue à un site internet spécialisé de web conférence.

Le service que leur rend ce site est de mettre leurs deux connections en relation.

L'avantage par rapport aux logiciels de messagerie est :

• Une bien meilleure qualité d'image.
• La possibilité de connecter simultanément plusieurs interlocuteurs
• La mise à disposition d'un tableau de bord à coté de l'image de la webcam : ce tableau sert à échanger des document et des données écrites.

Cette fonction peut être bien utile :

Mr Martin est en train de parler à Mr Shin Zu des superbes turbines XJ 654-B qui viennent de sortir des lignes de production de son usine.

Mr Shin Zu montre tout son intérêt et voudrait bien en savoir plus.

Mr Martin peut alors directement afficher sur leur tableau de bord commun des photos, vidéos ou schémas de ses turbines ( il s'agit juste d'un affichage à l'écran, ce qui permet de ne pas voir ses documents diffusés à des tiers .... Bien sur, si vous avez confiance dans votre interlocuteur vous pouvez lui faire télécharger vos documents).

A voir également sur le site :